چكيده‌

يك‌ پروژه‌ مجموعه‌  اي‌ از فعاليتهاست‌ كه‌ براي‌ دستيابي‌ به‌منظور يا هدف‌ خاصي‌ انجام‌ مي‌گيرند. پروژه‌ها شامل‌ فعاليتهايي‌ هستند كه‌ بايد در تاريخهاي‌ معين، با هزينه‌هايي‌ معين‌ و كيفيت‌ تعيين‌ شده‌اي، اجرا شوند.

‌ ‌لازمه‌ موفقيت‌ هر پروژه، دستيابي‌ توامان‌ به‌ هر سه‌ عامل‌ زمان، هزينه‌ و كيفيت‌ معين‌ است‌ و خارج‌شدن‌ هريك‌ از سه‌ عامل‌ مذكور از حدود تعيين‌شده، مي‌تواند به‌ انجام‌ پروژه‌اي‌ ناموفق‌ منجر شود.

مديريت‌ پروژه‌ به‌كارگيري‌ دانش، مهارتها، ابزار و تكنيك‌هاي‌ لازم‌ در اداره‌ جريان‌ اجراي‌ فعاليتها، به‌منظور رفع‌ نيازها و انتظارات‌ متوليان‌ از اجراي‌ پروژه‌ است.مديريت‌ پروژه‌ در اجراي‌ اين‌ مهم‌ از دو بازوي‌ قدرتمند برنامه‌ريزي‌ و كنترل، بهره‌ مي‌گيرد.

‌ ‌در واقع، نخستين‌ گام‌ در تهيه‌ برنامه، شناخت‌ كامل‌ فعاليتها و درك‌ اقتصادي‌ترين‌ حالت‌ در تنظيم‌ سه‌ عامل‌ زمان، هزينه‌ و كيفيت‌ است.

كنترل‌ پروژه فرآيندي‌ است‌ در جهت‌ حفظ‌ مسير پروژه‌ براي‌ دستيابي‌ به‌ يك‌ تعادل‌ اقتصادي‌ موجه‌ بين‌ سه‌ عامل‌ زمان، هزينه‌ و كيفيت‌ در حين‌ اجراي‌ پروژه، كه‌ از ابزار و تكنيك‌هاي‌ خاص‌ خود در انجام‌ اين‌ مهم‌ كمك‌ مي‌گيرد. در واقع‌ كنترل‌ اجراي‌ دقيق‌ و كامل‌ برنامه‌ تدوين‌ شده‌ براي‌ پروژه‌ است، به‌طوري‌ كه‌ هنگام‌ خروج‌ از برنامه، بتوان‌ با تشخيص‌ علل‌ و طرح‌ اقتصادي‌ترين‌ فعاليتها، پروژه‌ را به‌ نزديكترين‌ حالت‌ ممكن‌ در مسير اوليه‌ و اصلي‌ خود بازگرداند.

فرايند برنامه ريزي و كنترل پروژه

برنامه ريزي وكنترل پروژه را مي توان به دو فاز كلي Planning   و Control  تفكيك نمود .هركدام از اين فازها اطلاعات و اقدامات خاص خود را مي طلبد .

1-    فاز برنامه ريزي 

 در واقع زماني كه پروژه اي تعريف مي گردد فاز Planning  آغاز مي گردد و دراين فاز زمان و شرايط اجرائي پروژه مشخص مي گردد و هماهنگي هاي اوليه بين گروههاي كاري انجام مي گردد. در اين مرحله  پروژه فاز بندي مي گردد و تقويم كاري و روابط بين فعاليتها مشخص مي گردد و زماني كه تمامي گروهها روي زمانهاي موردنياز و ارتباط هاي كاري به توافق رسيدند برنامه زمانبندي قطعي مي گردد و اين برنامه به عنوان برنامه Orginal  ذخيره شده و مبناي مقايسه با داده هاي واقعي مي گردد . ‏فرآيند برنامه ريزي در واقع تعيين توالي و توازي فعاليتهاي لازم براي اجراي يك پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و كيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است.

گام هاي برنامه ريزي پروژه

·         تعريف پروژه و تعيين مشخصات آن

·         طراحي ساختار اجزاي WBS

·         تعيين پارامتر هاي برنامه ريزي پروژه

·         تهيه اطلاعات فعاليتها و شبکه پروژه

·         تهيه برنامه زمان بندي اوليه پروژه

·         قابل قبول بودن برنامه

·         قابل اصلاح بودن برنامه

·         تخصيص منابع

·         تصميم گيري مدير پروژه

·         اقدام براي ايجاد اصلاحات

·         تعيين دوره کنترل

2-    فاز كنترل

پس از پايان يافتن فاز برنامه ريزي ، فازكنترل آغاز مي گردد . در اين مرحله تمامي سعي برنامه ريز اين مي باشد كه از انحرافاتي كه ممكن است در برنامه بوجود آيد جلوگيري نمايد . براي اينكه انحرافات مشخص گردد و قابل رديابي و تحليل باشند مي بايست فرمهاي كنترلي و گزارشات عملكرد طراحي و به جريان افتند و توسط اين فرمتها داده هاي واقعي جمع آوري و تحليل گردند. و راهكارهاي مناسب جهت كاهش انحرافات بودجه اي وزماني پيشنهاد گردد.
گزارشات عملكرد اساسيترين قسمت از فاز كنترل مي باشد .جهت تهيه گزارشات عملكرد مي بايست دوره هاي گزارش دهي و ساختار شكست كار را در نظر گرفت وشرايط واقعي انجام كارو تحليلهاي فني از روند اجرائي پروژه را در آن مشخص نمود

مسئوليت هاي مدير پروژه

1-     تهيه راهنمايي ها و نصيحت ها براي مديران مياني پروژه ها در صورت نياز

2-     گسترش و اصلاح رابطه با كارفرما 

3-     مشاركت در پيشرفت فعاليت ها

4-   مديريت هر روزه فعاليت ها جهت اطمينان از اينكه خروجي هاي پروژه در زمان برنامه‌ريزي شده ‌،‌با بودجه مشخص و كيفيت مورد نظر تحويل مي شوند

5-     تهيه بيانيه كارها و طرح هاي پيشنهادي

6-     تعريف ، تهيه و نگهداري نقشه مديريت پروژه

7-     گسترش برنامه زمان بندي و ديگر مستندات پروژه در جهت متدلوژي مديريت پروژه تعريف شده

8-     حفظ و نگهداري بيانيه كارها و نقشه مديريت پروژه و اطمينان از اينكه هر تغيير توافقي در كل مستندات پروژه اعمال شده است

9-     مستقر كردن يك سيستم بايگاني براي كليه مستندات پروژه

10-  تشخيص صحيح نيازهاي منابع

11-  تشخيص و ثبت تغييراتي كه روي پروژه تاثير دارد و ارائه آنها به PMO جهت تجزيه و تحليل

12-  اطمينان از اينكه بودجه پروژه براي رسيدن به اهداف آن  به طور صحيح استفاده و حساب مي شود

13-  پيش بيني درآمد ماهانه ،ارائه  گزارش مالي و صورت حساب هاي كارفرما در هر ماه

14-  تهيه مكانيسم گزارش دهي لازم و ارائه گزارشات كامل طبق وضعيت پروژه به كارفرما و در موارد مقتضي PMO

15- تشخيص و مديريت همه پي آمدها و ريسك هاي پروژه و در موارد لازم ارائه آنها به PMO به منظور اعمال تجزيه و تحليل يا عكس العمل مناسب

16-  تهيه گزارشات وضعيت پروژه و اطمينان از اينكه اين گزارشات در موارد لازم تحويل كارفرما شده است

17-  اطمينان ازاينكه استانداردهاي دولتي و متدولوژي پروژه بر تمام طول عمر پروژه منطبق است

18- داشتن ارتباط موثر با ذينفعان پروژه و كارفرما جهت اطمينان از اينكه نقطه نظرات و نيازهاي آنها به عنوان كارهاي پروژه مورد ملاحظه قرار گرفته است

19- بستن پروژه با اطمينان از اينكه به صورت كامل به كارفرما و تيم پشتيباني تحويل شده است و كليه مستندات مرتبط با پروژه (بيانيه كار ، ريسك ها و پي آمدها ، گزارش تحويل و ساير اسناد كاربردي) براي بايگاني طولاني مدت به PMO ارسال شده است

وظايف واحد كنترل پروژه 

1-      تهيه ، تدوين و تصويب ساختار تقسيم فعاليتهاي پروژه ( WBS )

در اين مرحله مولفه هاي كاري پروژه تهيه و براساس نوع نيازهاي شركت تقسيم بندي خواهد شد . به اين منظور لازم است تا تيم پروژه از احجام و مقادير فعاليتهاي اجرائي اطلاع دقيق داشته باشد از آنجا كه اين ساختار وزن و اهميت مؤلفه ها و همچنين ارتباط كاري ميان فعاليتها ( حتي به تفكيك پيمانكاران جزء ) و نواحي و نظام كاري پروژه را پديد مي آورد بسيار مورد اهميت مي باشد . در واقع زمينه لازم براي تهيه گزارشات اجرائي مورد نياز در خصوص پيشرفت پروژه و همچنين روابط نظام هاي كاري مختلف پروژه با يكديگر در اين مرحله مشخص مي شود .تهيه برنامه مسير بحراني پروژه ( CPM –Critical Path Method ) ، تهيه درصدهاي وزني فيزيكي و ريالي و منحني و نمودارهاي پيشرفت نيز بر اساس اطلاعات و برنامه تهيه شده در اين بخش از كار تهيه مي شوند .پس از تصويب ساختار و در حين اجراي پروژه ، اين تقسيم بندي به طور مستمر بهبود يافته و با گذشت زمان به واقعيت موجود نزديكتر خواهد شد .

2-     تهيه ، تدوين و تصويب ساختار زمانبندي كلي پروژه (Network Diagram)

با مشخص شدن فعاليتها و نوع ارتباط با يكديگر بر اساس ساختار WBS و همچنين برآوردهاي زماني هر فعاليت ، شبكه زمانبندي پروژه از سطوح زيرين تا اصلي ترين سطح تهيه خواهد شد.

اين ساختار امكان برنامه ريزي و كنترل زماني هر يك از بسته هاي كاري و همچنين زير پروژه ها را فراهم آورده و نهايتاً با گذشت زمان و به طور مستمر به هنگام خواهد شد .

3-     تخصيص منابع و تهيه برنامه زمانبندي

در اين مرحله با استفاده از تجارب مديران اجرايي و استانداردهاي موجود راندمان اكيپهاي اجرائي مورد نياز براي هر فعاليت تعيين و جدولي جهت تخصيص منابع بر اساس آيتم هاي اجرائي تنظيم مي گردد . بر اساس اين جدول منابع شامل مواد اوليه ، ماشين آلات و اكيپهاي اجرائي به فعاليتهاي مربوط تخصيص داده مي شوند . بر مبناي اين بخش از كار و گزارشات دوره اي تصميم گيري صحيح توسط مديريت اجرايي براي به كارگيري منابع موجود اتخاذ مي شود .

4-     تهيه و تدوين برنامه تداركاتي

در اين مرحله با استناد به برنامه زمانبندي و همچنين مشاوره با واحد فروش و مالي و بر اساس برآوردهاي انجام شده و مواد اوليه مورد نياز هر بخش و همچنين زمان سفارش كالا ، تاريخ تهيه اقلام تداركاتي ، برنامه زمانبندي و اولويت هائي كه در كل پروژه تنظيم گرديده است ، برنامه زمانبندي تداركات تهيه مي گردد . اطلاعات اين بخش نيز بدليل استمرار در طول پروژه به طور مرتب بهينه و بهنگام مي گردد .

سنجش وضعيت پيشرفت پروژه

·         بررسي وضعيت برنامه زمانبندي و انحراف از برنامه .

·         بررسي تاخيرهاي ايجاد شده و تاثير آن بر برنامه زمانبندي و اهداف پروژه

·         بررسي ميزان پيشرفت يكايك فعاليتها بر اساس ساختار و نظام هاي كاري

·         تجزيه و تحليل تاخيرات و پيش افتادگي ها

·         انجام محاسبات مربوط به پيشرفت و منحني و نمودار پيشرفت پروژه

·         بررسي اطلاعات مربوط به فعاليتهاي تكميل شده .

·         بررسي اطلاعات مربوط به فعاليتهاي متوقف شده با ذكر دلايل آن

·         بررسي اطلاعات مربوط به وضعيت تداركات پروژه .

·         بررسي اطلاعات مربوط به وضعيت اكيپهاي اجرائي شامل كميت و كيفيت كار آنها

·         مقايسه وضعيت پيشرفت پروژه با برنامه مبنا

·         تجزيه و تحليل مسائل و مشكلات پروژه

·         ارائه راهكارهاي جبران تاخيرات

پيش بيني وضعيت آتي پروژه

·         بررسي اطلاعات فعاليتهاي كليدي و بحراني پروژه .

·         بررسي زمانبندي فعاليتهاي دوره بعدي و آتي پروژه

·         بررسي اطلاعات فعاليتهايي كه بايد در دوره بعدي آغاز گردند يا پايان يابند

·         تجزيه و تحليل اطلاعات اكيپهاي اجرائي مورد نياز در دوره كاري بعدي

·         بررسي اطلاعات ماشين آلات مورد نياز در دوره كاري بعدي

·         بررسي اطلاعات مربوط به فعاليتهاي تداركاتي كه در دوره بعد بايد انجام رسند .

·         پيش بيني وضعيت پروژه در صورت تداوم وضعيت موجود

·         انجام محاسبات مربوط به تاريخ اتمام پروژه