مقدمه‌

‌ ‌امروزه‌ عواملي‌ چون‌ بزرگ‌ شدن‌ سازمانها، پيچيدگي‌ ساختار و فعاليتهاي‌ آنها، افزايش‌ متغيرهاي‌ محيطي‌ تاثيرگذار و... مديران‌ را ناگزير كرده‌ است. براي‌ انجام‌ بهتر وظايف‌ و اداره‌ موثر سازمان، از ساير اعضا كمك‌ بگيرند. بدين‌منظور، مديران‌ معمولاً‌ جلساتي‌ را تشكيل‌ مي‌دهند و با همفكري‌ و تعامل‌ درمورد موضوعهاي‌ مطرح‌ شده‌ به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ مي‌پردازند يا تصميماتي‌ را به‌ صورت‌ گروهي‌ اتخاذ مي‌كنند. تشكيل‌ جلسات‌ نه‌ تنها منجر به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و اتخاذ تصميمات‌ مطلوب‌ مي‌شود بلكه‌ تا اندازه‌ زيادي‌ به‌ بهبود ارتباطات‌ و درك‌ متقابل‌ واحدها از همديگر نيز كمك‌ مي‌كند. البته‌ موارد مذكور درصورتي‌ صادق‌ است‌ كه‌ جلسات‌ نيز همانند ساير فعاليتهاي‌ سازماني‌ از مديريت‌ مناسب‌ برخوردار باشد وگرنه‌ تشكيل‌ جلسات‌ نه‌ تنها به‌ بهبود كارايي‌ و كارآمدي‌ سازمان‌ كمك‌ نخواهدكرد بلكه‌ به‌عنوان‌ يك‌ غده‌ سرطاني‌ موجب‌ اتلاف‌ منابع‌ و ايجاد تضادهاي‌ درون‌ سازماني‌ خواهدشد. در مقاله‌ حاضر ابتدا تعريفي‌ از جلسه‌ ارائه‌ مي‌شود، سپس‌ انواع‌ جلسه‌ و اركان‌ جلسه‌ همراه‌ با وظايف‌ آنها تشريح‌ خواهدشد در نهايت‌ ضمن‌ معرفي‌ موانع‌ و مشكلات‌ جلسات، توصيه‌هايي‌ را نيز براي‌ اثربخشي‌ جلسات‌ ارائه‌ خواهيم‌ كرد.

تغییر و مدیریت آن از مهم­ترین دغدغه­های مدیران اکثر سازمان­هاست. اغلب تلاش های مدیران در این راستا صرف یافتن راه های موثر بر گسترش و رشد دامنه تغییرات در سازمان می­شود. آنان به دنبال راهی هستند تا برنامه­های تغییر در مدت زمانی کوتاه­تر به نتایج مورد انتظار دست یابند. اما تجربه نشان داده است که هر چه تلاش برای رشد تغییر بیشتر باشد، مقاومت سازمان نیز در مقابل آن افزایش می­یابد. پس از مدتی روشن می شود که تمامی تلاش­های انجام گرفته برای تغییر سازمانی با شکست مواجه شده و یا به نتایج اندک در مقابل آنچه انتظار می­رود، دست یافته­اند.
یکی از مهم­ترین دلایل این ناکامی ها، توجه نامتناسب به فرایندهای تقویت­کننده رشد تغییر است. ادعا می شود که با شناخت عوامل موثر بر تقویت و دست کاری آنها، می­توان تغییر را جهت داد. اما این ایده بسیار ساده­انگارانه است. دنیای واقعی سازمان بسیار پیچیده­تر از این الگوی خطی است و با فشار بر یکی از عوامل برای تسهیل تغییر، سایر عوامل نیز تغییر خواهند کرد که بیشتر آنها در جهت دلخواه عاملان تغییر، مدیران ارشد، نیست. از همین رو، پیتر سنگه و همکارانش در جامعه یادگیری سازمانی در دانشگاه MIT رویکرد تازه ای را مطرح می­­کنند و توجه مدیران را به فرایندهای محدودکننده تغییر جلب می­نمایند. ایشان سازمان را سیستمی زنده و پویا می­دانند که با وقوع برنامه­های تغییر، عوامل بازدارنده فرایندهای تغییر را محدود می­نمایند. این عوامل همان چالش­های تغییری است که تمامی عاملان تغییر با آن مواجه­اند.
به این ترتیب، کانون توجه برنامه­های تغییر از دو منظر دگرگون می­شود. اول این که آنچه در فرایند تغییر اهمیت می­یابد. تعامل میان فرایندهای تقویت­کننده و محدودکننده تغییرات است و تنها بر فرایندهای تقویت­کننده تاکید نمی­شود. دوم این که هر چند مدیران ارشد در برنامه­های تغییر و رشد و تقویت آنها نقش به سزایی دارند اما در کنار آنها بر اهمیت سطوح دیگر سازمان نیز برای پیشبرد تغییر، صحه گذاشته می­شود.
پیتر سنگه و همکارانش با چنین رویکردی، ده چالش مهم را که اقدامات تغییر در ماحل مختلف آغاز، پایداری و بازنگری با آن مواجه می­شوند را در کتاب رقص تغییر شناسایی و تحلیل نموده­اند. این کتاب برای تمامی کسانی که می­خواهند در سازمان خود برنامه تغییری را پیاده نمایند و یا در حین اقدام تغییر با مشکلات عدیده­ای رو به رو شده­اند، بسیار مفید است.
سازمان­های ایرانی در حال حاضر، با چالش­های متعددی از این دست مواجه­اند. شرایط متغیر درونی و بیرونی لزوم تغییرات را در این سازمان­ها تشدید کرده است. در چنین شرایطی دانش چگونگی برخورد با چالش­های تغییر و شناخت محدودیت­های آن برای اثربخشی برنامه­های تغییر و نیل به دستاوردهای برنامه­ریزی شده از اهمیت به سزایی برخوردار است. خواندن این کتاب برای تمام افرادی که می­خواهند سازمانی پیشرو، پویا و سرزنده داشته باشند، ضروری است.